màquines de franqueig digital per a empreses: guia completa
Gestionar correspondència empresarial implica molt més que preparar sobres i portar-los a una oficina postal. Quan una organització processa centenars o milers d’enviaments de manera recurrent, pesar cada enviament, calcular manualment el franqueig i preparar la correspondència pot convertir-se en una tasca repetitiva que consumeix temps i recursos.
Les franqueadores digitals permeten automatitzar bona part d’aquest procés. Aquests equips integren funcions de pesatge, càlcul del franqueig i impressió postal per a facilitar la gestió diària del correu empresarial.
A Neodal, oferim una gamma de màquines de franqueig digitals Intimus dissenyades per a diferents volums de correspondència, des de solucions compactes fins a màquines capaces de gestionar grans quantitats de correu.
L’elecció de l’equip adequat depèn principalment del volum d’enviaments, els tipus de sobres i paquets, la freqüència de treball i el nivell d’automatització que necessiti cada organització.
Què és una màquina de franqueig digital i per a què serveix?
Una màquina de franqueig digital és un equip dissenyat per gestionar automàticament el franqueig de la correspondència empresarial.
La seva funció principal és aplicar l’import del franqueig a l’envellop mateix o mitjançant una etiqueta, segons el tipus de feina i la configuració de l’equip.
A diferència d’un procés completament manual, una màquina de franqueig pot integrar diverses funcions en un únic flux de treball:
- Pesatge de la correspondència.
- Càlcul de l’import de franqueig.
- Aplicació del franqueig.
- Impressió d’informació postal.
- Impressió de logotips o missatges.
- Gestió d’etiquetes per a determinats enviaments.
- Control de la despesa per departaments.
Per exemple, la INTIMUS MS-200 incorpora una bàscula de fins a 3 kg, assistent de tarifes, impressió i funcions per a controlar la despesa departamental. La seva capacitat indicada per Neodal és de fins a 40 sobres per minut.
L’objectiu no és únicament augmentar la velocitat. Una franqueadora pot ajudar a estandarditzar el procés postal, reduir tasques manuals i millorar el control sobre la despesa associada a la correspondència.
Com funciona una màquina de franqueig digital
El funcionament pot variar segons el model, però el procediment estàndard és senzill.
Preparació de la correspondència
L’operador prepara els sobres o els articles que s’han de franquejar.
En màquines amb alimentació automàtica, aquest procés es pot simplificar considerablement, especialment quan es tracta de grans volums.
Pesatge
Quan l’equip incorpora bàscula, pot determinar el pes de l’enviament. Aquesta dada és especialment rellevant quan existeixen diferents tipus de correspondència o quan l’import depèn de característiques concretes de l’enviament.
Càlcul del franqueig
La franqueadora utilitza les tarifes disponibles en el sistema per a determinar l’import corresponent. Els equips de la gamma de Neodal incorporen un assistent de tarifes i estan dissenyats per a facilitar l’aplicació del franqueig corresponent.
Impressió
Una vegada determinat l’import, la màquina aplica el franqueig mitjançant impressió. A més de la informació relacionada amb l’enviament, determinats models permeten incorporar elements corporatius com el logotip o missatges.
Registre i control
En entorns empresarials també pot ser important conèixer quant s’està gastant en correspondència. Alguns models de la gamma permeten establir control departamental de la despesa, una funció especialment interessant per a organitzacions amb diversos departaments o centres de cost.
Tipus de franqueadoras segons el volum de correu
No totes les empreses necessiten la mateixa capacitat. Triar una màquina sobredimensionada pot incrementar innecessàriament la inversió, mentre que una solució massa petita pot convertir-se en un coll d’ampolla.
Màquines de franqueig compactes
Estan dissenyats per a oficines que necessiten gestionar un volum regular de correspondència sense requerir una solució a gran escala.
L‘INTIMUS MS-200, per exemple, està dissenyat com una solució compacta per a la gestió del correu i compta amb funcions de pesatge, impressió i control de costos.
Màquines de franqueig de capacitat mitjana
A mesura que augmenta la producció, és beneficiós disposar de velocitats més altes i de sistemes d’alimentació que minimitzin la necessitat d’intervenció de l’operador.
Els MS-300 i MS-400 ofereixen una capacitat progressivament més gran, amb el MS-400 arribant fins a 95 sobres per minut i disposant d’un alimentador automàtic de sobres.
Màquines de franqueig d’alt volum
En organitzacions amb un alt volum de correu, la velocitat i l’automatització esdevenen encara més importants.
L’INTIMUS MS-500 està dissenyat per a volums alts i pot processar fins a 150 sobres per minut. També permet l’ús d’una bàscula dinàmica opcional i disposa d’un alimentador automàtic de correu mixt.
Beneficis d’utilitzar una màquina de franqueig en una empresa
La introducció d’una màquina de franqueig s’ha d’avaluar des d’una perspectiva operativa. El benefici no depèn únicament de la velocitat màxima de la màquina, sinó de quant de treball pot eliminar del procés diari.
Reducció de les tasques manuals
Pesar, calcular i preparar nombrosos enviaments de manera individual pot esdevenir una tasca repetitiva. L’automatització permet organitzar aquestes operacions en un flux de treball més estructurat.
Més productivitat
Quan augmenta el volum de correspondència, la velocitat de processament esdevé un factor clau. La gamma disponible de Neodal inclou equips amb diferents capacitats.
Per exemple, la MS-200 processa 40 sobres per minut, la MS-300, 65 sobres per minut i la MS-400, 95 sobres per minut, segons les especificacions publicades a les seves fitxes tècniques respectives. Per a necessitats de volums més elevats, la INTIMUS MS-500 processa fins a 150 sobres per minut i disposa d’un alimentador automàtic de correspondència mixta.
Major precisió en el franqueig
Els càlculs manuals poden provocar errors, especialment quan hi ha diferents pesos, formats d’embalatge o mètodes de lliurament.
Una franqueadora amb bàscula i assistent de tarifes ajuda a estandarditzar el procés i a reduir el risc d’aplicar un import incorrecte.
Control de la despesa postal
En una organització amb diversos departaments, disposar de mecanismes de control pot facilitar el seguiment de la despesa. Aquesta informació permet identificar quant correu genera cada àrea i disposar d’una visió més clara del cost associat a la comunicació física.
Imatge corporativa
El correu físic també pot formar part de la imatge d’una organització. Determinats equips permeten incorporar logotips, missatges o informació de retorn en la impressió de l’enviament.
Què tenir en compte en triar una franqueadora
La velocitat és important, però no hauria de ser l’únic criteri.
Volum de correspondència
La primera dada que ha d’analitzar-se és quants enviaments es processen actualment i quina és la previsió futura. No convé dimensionar l’equip exclusivament segons el volum actual si existeixen plans de creixement.
Freqüència d’ús
No és el mateix processar una gran quantitat de correu una vegada a la setmana que treballar amb correspondència tots els dies. La freqüència condicionarà tant la capacitat necessària com el nivell d’automatització recomanable.
Tipus d’enviaments
És necessari analitzar els formats de sobre, pesos i tipus de correspondència que es gestionen habitualment. Si existeix una gran varietat d’enviaments, pot ser especialment interessant disposar de sistemes de pesatge i alimentació adaptats a diferents formats.
Necessitat d’automatització
Una empresa que processa poc correu pot prioritzar la senzillesa. En canvi, quan existeix una càrrega postal elevada, característiques com l’alimentador automàtic, l’alimentació de correu mixt o la balança dinàmica poden adquirir major importància.
Control de costos
Si la correspondència es reparteix entre diferents departaments, convé comprovar quines eines proporciona l’equip per a controlar la despesa.
Servei tècnic i suport
Una màquina de franqueig forma part d’un procés operatiu. Per tant, el suport tècnic, el manteniment i la disponibilitat de consumibles també s’han de tenir en compte a l’hora de prendre una decisió de compra.
Preguntes freqüents
Una màquina de franqueig permet controlar la despesa?
Determinats models incorporen funcions de control departamental de la despesa, la qual cosa pot resultar útil quan diferents àrees d’una organització generen correspondència.
Es pot imprimir el logotip de l’empresa?
Els models de la gamma permeten utilitzar la impressió per a incorporar elements corporatius i missatges, segons les característiques de l’equip.
Pot utilitzar-se una màquina de franqueig amb altres equips de correu?
Sí. Una màquina de franqueig pot formar part d’un flux de treball que comprèn màquines plegadores, màquines d’encartar, màquines d’adreçar i altres equips de processament postal.
Quina manteniment requereix una màquina de franqueig?
El manteniment dependrà del model, de la freqüència d’ús i de les condicions d’operació. Per a una solució professional, és aconsellable tenir en compte el suport tècnic i la disponibilitat de consumibles des del principi.
Automatitzeu l’enviament de correu i milloreu la gestió del vostre correu.
A Neodal, us podem ajudar a analitzar les vostres necessitats i a avaluar quina solució de franqueig s’adaptaria millor a la vostra organització.
